I servizi - privacy
Il codice della privacy
Un`azienda nelle attività quotidiane viene a contatto con la riservatezza dei dati perché si lavora con persone diverse (Dipendenti, Clienti, Fornitori, istituzioni ecc) per questo motivo è importante per tutte le realtà lavorative impegnarsi nella tutela dei dati.
Codice Privacy: ecco cosa cambia
Il 1° gennaio 2004 è entrato in vigore il Codice in materia dei dati personali abrogando la legge n. 675/96 meglio nota come legge "Privacy" e riguarda i seguenti adempimenti da effettuare da chiunque detenga banche dati (anagrafiche clienti, dipendenti, fornitori ecc) utilizzate sia con strumenti cartacei che elettronici (personal computer):
notificazione: questa dichiarazione al Garante deve essere effettuata per i trattamenti di dati sensibili (in particolare relativi allo stato di salute) ma anche per trattamenti particolarmente a rischio nel campo della profilazione dei consumatori, sulla solvibilità e di ricerche marketing. A seguito dell`introduzione del Codice sono indicati analiticamente i soggetti tenuti a questo adempimento.
informativa: informazioni che il titolare deve fornire ai soggetti interessati al trattamento (es: informare il cliente che i suoi dati vengono trattati per finalità amministrativo-contabili) e le modalità del trattamento (es: informare il cliente se le fatture ricevute sono solo cartacee o elaborate al computer), l`ambito di comunicazione dei dati (es: comunicare al cliente se il commercialista, le banche ecc. potranno venire a conoscenza dei dati).
misure minime di sicurezza: accorgimenti e dispositivi che devono essere adottati affinchè i dati non vadano distrutti o persi anche accidentalmente, e che solo le persone autorizzate possono avere accesso ai dati, che non siano effettuati trattamenti contrari alle norme di legge o diversi da quelli per cui erano stati raccolti.
Sanzioni Civili
notificazione (art. 163): Omessa, non tempestiva o incompleta notificazione, la sanzione amministrativa va da 10.000 a 60.000 euro.
informativa (art 161): L`omessa o inidonea informativa all`interessato, è punita con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da 3.000 euro a 18.000 euro. Nel caso in cui la violazione dell`informativa riguardi dati sensibili o giudiziari, o trattamenti di dati che presentano rischi specifici o di maggiore rilevanza del pregiudizio la cifra è ancora più elevata: da 5.000 a 30.000 euro (la somma moltiplicabile per tre a seconda delle condizioni economiche del contravventore).
omessa informazione o esibizione di documenti al Garante (art. 164): chiunque omette di fornire le informazioni o di esibire i documenti richiesti dal Garante, è punito con una sanzione amministrativa del pagamento di una somma da 4.000 a 24.000 euro.
Sanzioni Penali
falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante (art. 168): chiunque, nella notificazione o negli atti esibiti in un procedimento dinnanzi al Garante o nel corso di accertamenti dichiara o attesta falsamente notizie o circostanze o produce atti o documenti falsi, salvo che il fatto costituisca più grave reato, è punito con la reclusione da 6 mesi a tre anni.
omessa adozione delle misure di sicurezza (art. 169): chiunque essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime previste dall`art. 33 è punito con l`arresto sino a due anni o con l`ammenda da 10.000 a 50.000 euro. Viene mantenuto il "ravvedimento operoso", adeguandosi cioè alle prescrizioni previste nel caso in cui venga effettuato un accertamento da parte delle autorità competenti e pagando una multa ridotta a euro 12.500, è possibile estinguere il reato.
Risarcimento del danno
Chiunque cagiona ad altri un danno per effetto del trattamento di dati personali è tenuto al risarcimento se non prova di aver adottato tutte le misure idonee ad evitare il danno medesimo.
Servizi erogati per l`assolvimento degli adempimenti:
Check-up organizzativo e censimento dei dati trattati (individuazione di dati comuni, sensibili e semisensibili)
Creazione di un “gruppo privacy” in funzione delle dimensioni dell`organizzazione
Analisi strutturata dei rischi ai fini della realizzazione del “Documento programmatico sulla sicurezza” e del “Piano di disaster recovery” nei casi stabiliti dal Codice
Definizione di un piano di interventi per la tutela e la protezione delle aree e dei locali, dell`integrità dei dati e delle trasmissioni degli stessi
Compilazione o aggiornamento della notificazione (ove necessaria)
Predisposizione della modulistica richiesta dal Codice (informativa a clienti, fornitori, dipendenti, ecc)
Definizione delle nomine con predisposizione della modulistica (lettere d`incarico scritte per Responsabili del trattamento, Incaricati del trattamento, preposti alla custodia delle copie delle credenziali, ecc)
Indicazione delle clausole contrattuali da apporre nei rapporti con i soggetti esterni (consulenti del lavoro, commercialisti, avvocati, medico competente, ecc.)
Corsi di formazione, specifici per categorie di incaricati al trattamento dei dati, con consegna ai partecipanti di documentazione per l`esatta applicazione della normativa
Predisposizione di un`adeguata “privacy policy” relativa al sito internet
Attivazione di eventuali misure di sicurezza idonee per la protezione dei dati
Risposte a quesiti che dovessero insorgere per l`esatta applicazione della normativa
Consegna e aggiornamento della documentazione pubblicata dal Garante (newsletter, comunicati stampa, pareri ecc)
Sopralluoghi per revisioni periodiche / verifica dell`applicazione
Approfondimenti sono riportati nella sezione successiva:
